Emailkampane.cz
Vyzkoušet

Jak připravit kontakt list v excelu?

Publikováno
1. 2. 2013
Doba čtení
3 min čtení
Kategorie
Funkce

Autor

Marek Vočadlo

Sdílet článek

database

Často se setkáváme s dotazy typu: Jak správně připravit data pro kontakt list? Nebo: Jak mám vytvořit databázi jmen a kontaktů? V tomto článku si ukážeme nejjednodušší formu tvorby databáze jmen a přípravy kontakt listu v programu Microsoft Excel 2011.

  • Názvy sloupců v Excelu

    Pro efektivní práci s databází kontaktů a následně pro snadný import kontakt list je vhodné dodržet tuto strukturu databáze. V programu Microsoft Excel si proto otevřeme nový dokument a na Listu 1 do prvního řádku vypíšeme tyto hodnoty:

    • jmeno Do tohoto pole budeme vkládat křestní jména respondentů
    • prijmeni Do tohoto pole budeme vkládat příjmení respondentů
    • email Do tohoto pole budeme vkládat e-mailové adresy respondentů
    • pohlavi Do tohoto pole budeme vkládat informace o pohlaví respondentů (slouží pro správnou volbu oslovení). Může nabývat hodnot: m, f, 0 (jako male – muž, female – žena, neznámé)
    • „libovolné další sloupce“ Do databáze lze samozřejmě přidat i další sloupce s poli hodnot, ale toto zatím ponechme pokročilejším uživatelům

  • Naplnění souboru daty

    Připravený soubor můžeme naplnit daty:

    • ručně
    • vykopírováním hodnot z jiných souborů
    • exportem dat z Outlooku nebo jiného poštovního klienta
    • automatizovaně z jiného systému
    • Tip: Mám již existující soubor se jmény, ale jména a příjmení mám v jednom sloupci… Nezřídka se stává, že potřebujete automatizovaně rozdělit velký počet hodnot z jednoho sloupce do více sloupců. Naštěstí Excel disponuje jednoduchými funkcemi pro tyto úkony. Konkrétně se jedná o funkce „ZLEVA“ a „ZPRAVA“. Příklad: Ve sloupci A (řádek 2) máme hodnotu „Jan Novák“, kterou potřebujeme rozdělit na samostatné jméno a příjmení do sloupců B a C. Do sloupce B proto vložíme vzorec: =ZLEVA(A2; HLEDAT(“ „;A2;1)) a do sloupce C pak vzorec: =ZPRAVA(A2;DÉLKA(A2)-HLEDAT(“ „;A2;1)) , následně dostaneme výsledek. Výše uvedené vzorce najdou v textovém řetězci mezeru a podle ní textový řetězec rozdělí. Analogicky lze postupovat i pro oddělení titulů apod.

  • Formát CSV

    Pro práci s datovým souborem je nejvhodnější uložit soubor jako standardní xlsx, avšak pro import do Emailkampane.cz je nutné převést celý datový soubor do formátu .CSV. Tento převod lze udělat standardně pomocí volby „uložit jako“ v programu EXCEL.

    1. Klikněte na záložku „Soubor“
    2. Zvolte „Uložit jako“
    3. V dialogovém okně v poli „Uložit jako typ“ vyberte možnost „CSV (oddělený středníkem) (*.csv)“
    4. Klikněte na „Uložit“

Chcete vědět více?

Potřebujete více informací? Potřebujete pomoct s konkrétní kampaní nebo celým e-mail marketingem? Obraťte se na nás a rádi s vámi probereme všechny možnosti. Máme mnohaleté zkušenosti s konkrétními oblastmi i celkovým pojetím. Kontaktujte nás!